Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

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Landeshauptstadt Stuttgart

Stuttgart

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Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Landeshauptstadt Stuttgart

Stuttgart

Aktualität: 28.11.2024

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28.11.2024, Landeshauptstadt Stuttgart

Stuttgart

Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Aufgaben:

Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
Sie vertreten die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
Außerdem gehört zu Ihren Aufgaben die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.

Qualifikationen:

Erfolgreich abgeschlossene anerkannte Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, z. B. Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- / Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Bereich ist von Vorteil
Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Anwendungen
Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen (gutes Zeitmanagement) und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft

Wir bieten:

Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
Eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
Die Arbeit in einem kleinen kollegialen Team an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in der Stuttgarter Innenstadt mit Gleitzeit
Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
Gesundheitsmanagement und Sportangebote
Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
Attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD mit Gewährung einer Zulage.

Unser Kontakt:

Noch Fragen? Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Markus Rehm unter 0711 216-60634 oder markus.rehm@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anja Fischer unter 0711 216-81742 oder A nja.fischer@stuttgart.de . Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere . Www.stuttgart.de/jobs

Weitere Informationen:

Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.

Berufsfeld

Business Administration Organisation, Verwaltung, Büro Assistenz Öffentlicher Dienst, Verwaltung Sachbearbeitung Behörden, Kommunen

Bundesland

Baden-Württemberg

Standorte

Stuttgart

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