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17.07.2026KAMPMEYER Immobilien GmbHKölnVertriebsassistenz (m/w/d) in Vollzeit/Teilzeit in KölnAufgaben:Als geborenes Organisationstalent hältst du unseren Immobilienberatern im Tagesgeschäft den Rücken frei.
Dazu beantwortest du eingehende Kundenanfragen am Telefon oder per E-Mail.
Du koordinierst Beratungs- bzw. Besichtigungstermine, stellst die erforderlichen Verkaufsunterlagen zusammen und sorgst auch auf unserer Website und in Online-Portalen für einen hochwertigen Auftritt unserer Immobilienangebote.
Mit Sinn für Detail erstellst du Präsentationen, Reports und Statistiken, dokumentierst Besprechungsergebnisse und pflegst unsere Kundendatenbank.
Unser Standort am Waidmarkt mit Präsentationsfläche im Erdgeschoss und zwei Büroetagen liegt dir am Herzen. Du sorgst dafür, dass Empfang, Beratungsräume und Arbeitsbereiche jederzeit einladend für unsere Kunden und produktiv fürs Team sind.
Du bringst dich in die Weiterentwicklung und Optimierung unserer Unternehmensabläufe ein.
Kurz gesagt: Das Team kann sich auf deine tatkräftige Unterstützung in allen Belangen verlassen.Qualifikationen:Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, z. B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, sowie gegebenenfalls Erfahrung in einer Assistenzposition.
Professioneller Umgang mit Microsoft 365 und/oder Google Workspace, CRM-Systemen und digitalen Tools.
Freundliches, kundenorientiertes Auftreten und ein gepflegtes Erscheinungsbild.
Kommunikative Persönlichkeit, die begeistert bei der Sache ist, ebenso strukturiert wie eigenständig arbeitet und mit ihrem hervorragenden Zeitmanagement überzeugt.
17.07.2026WHU - Otto Beisheim School of ManagementVallendarExecutive Assistant (w/m/d)Aufgaben:Sie unterstützen Utz Schäffer als verlässliche und kompetente Assistenz mit Weitblick.
Sie haben den Überblick über die vielfältigen Aufgaben des Instituts und sind eine zentrale Schnittstelle zu unseren internen und externen Partnern.
Sie koordinieren das Recruiting von Doktoranden und professional staff des Instituts.Qualifikationen:Ein professionelles und sicheres Auftreten mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen ist zwingend erforderlich.
Ausgeprägte analytische und organisatorische Fähigkeiten, gepaart mit einem hohen Maß an Selbstständigkeit und Teamgeist.
Hohe Eigenmotivation, Flexibilität und Engagement.
Sehr gute Anwender-Kenntnisse in Microsoft Office 365.
Mitarbeiter (m/d/w) als Verwaltungsfachkraft
2026-07-17
FIVe Amb Privates Frankfurter Institut für Verhaltenstherapie Ambulanz für Psychologische Psychotherapie GmbH
Frankfurt am Main
17.07.2026FIVe Amb Privates Frankfurter Institut für Verhaltenstherapie Ambulanz für Psychologische Psychotherapie GmbHFrankfurt am MainMitarbeiter (m/d/w) als VerwaltungsfachkraftAufgaben:Sie sind mitverantwortlich für den reibungslosen Ablauf der Administration
Sie stehen u.a. in schriftlichem und telefonischem Kontakt mit unseren Ausbildungs- Kandidaten, mit Bewerbern und Kooperationspartnern
Sie begleiten administrativ die Vertragsverwaltung mit unseren KooperationspartnernQualifikationen:Mehrjährige Erfahrung in der Sachbearbeitung und im Sekretariat
Organisationstalent sowie eigenständiges und sorgfältiges Arbeiten
Perfektes Deutsch in Wort und Schrift
Sehr gute MS Office Kenntnisse
Interesse sich in neue Arbeitsgebiete einzuarbeiten
Teamfähigkeit, Flexibilität, freundliches und kompetentes Auftreten
Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
2026-07-17
Enrichment Technology Company Limited
Jülich
17.07.2026Enrichment Technology Company LimitedJülichPersönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Aufgaben:Sie organisieren und bereiten Sitzungen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen der Geschäftsführung vor und nach
Sie unterstützen die Geschäftsführung proaktiv im operativen Tagesgeschäft sowie in allen organisatorischen und administrativen Belangen
Sie erstellen Entscheidungsvorlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung
Sie setzen Projekte und Geschäftsführungsentscheidungen um sowie steuern und überwachen deren Umsetzung
Sie beschaffen und bereiten interne und externe Informationen zur Unterstützung betriebswirtschaftlicher Entscheidungen auf
Sie bereiten Vertragsangelegenheiten vor und bearbeiten diese
Sie übernehmen das Telefon- und Terminmanagement der Geschäftsführung
Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte
Sie führen und archivieren die interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Sie priorisieren eingehende Themen, Anfragen und Informationen
Sie begleiten die aktuellen Themen der Geschäftsführung inhaltlichQualifikationen:Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Jura oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder über eine entsprechende Qualifikation durch Berufserfahrung
Sie bringen praktische Berufserfahrung im Bereich der persönlichen Assistenz mit
Sie zeichnen sich durch Entscheidungsfreude, Gestaltungswillen sowie ein freundliches und höfliches Auftreten aus
Sie arbeiten strukturiert, präzise, ergebnisorientiert und proaktiv
Sie verfügen über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
Sie überzeugen durch Teamfähigkeit, Motivation, Belastbarkeit, Gründlichkeit und Zuverlässigkeit
Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sie gehen sicher mit den MS Office-Anwendungen um
Kaufmännische*r Mitarbeiter*in / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
2026-07-16
Unternehmensgruppe Dünkel Holding GmbH & Co. KG
Schemmerhofen
16.07.2026Unternehmensgruppe Dünkel Holding GmbH & Co. KGSchemmerhofenKaufmännische*r Mitarbeiter*in / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)Aufgaben:Büroorganisation und -management
Ausführung diverser administrativer und verwalterischer Tätigkeiten
Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis zur Fakturierung
Übernahme, Koordination und Steuerung organisatorischer Aufgaben
Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und internen Schnittstellen
Koordination, Organisation, Management und Vorbereitung von Terminen
Besucherempfang sowie Bewirtung und Betreuung von Gästen
Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft sowie bei der Umsetzung von ProjektenQualifikationen:Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Einschlägige Berufserfahrung ist von Vorteil
Sicherer Umgang mit EDV-Anwendungen wie MS Office
Sie arbeiten zuverlässig und verantwortungsbewusst
Wir setzen absolute Vertraulichkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität voraus
16.07.2026Landeshauptstadt StuttgartStuttgartSchulsekretär/-in Hedwig-Dohm-Schule (m/w/d)Aufgaben:Dank Ihnen ist die Abwicklung des Publikums-, Telefon- und Postverkehrs gesichert
Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariats- und Organisationstätigkeiten
Sie pflegen die Schülerdateien
Sie sorgen dafür, dass das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, insb. die Kassengeschäfte der Rektoratskasse, abgewickelt wird
Um die Terminkoordination kümmern Sie sich
Sie bearbeiten das Anmeldeverfahren von SchulpflichtigenQualifikationen:Ein Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I) oder eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare abgeschlossene dreijährige Ausbildung
Erfahrung in einem Sekretariat ist von Vorteil
Ausgeprägte soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten
Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und Selbstständigkeit
Versierter Umgang mit MS-Office-Produkten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Nachweis über Masernschutz ist erforderlich (ab Jahrgang 1971)
16.07.2026Landeshauptstadt StuttgartStuttgartSchulsekretär/-in Königin-Katharina-Stift (m/w/d)Aufgaben:Dank Ihnen ist die Abwicklung des Publikums-, Telefon- und Postverkehrs gesichert
Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariats- und Organisationstätigkeiten
Sie pflegen die Schülerdateien
Sie sorgen dafür, dass das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, insb. die Kassengeschäfte der Rektoratskasse, abgewickelt wird
Um die Terminkoordination kümmern Sie sich
Sie bearbeiten das Anmeldeverfahren von SchulpflichtigenQualifikationen:Ein Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I) oder eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare abgeschlossene dreijährige Ausbildung
Erfahrung in einem Sekretariat ist von Vorteil
Ausgeprägte soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten
Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und Selbstständigkeit
Versierter Umgang mit MS-Office-Produkten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Nachweis über Masernschutz ist erforderlich (ab Jahrgang 1971)
16.07.2026Vorwerk Group - AKF BankBerlinVertriebsassistenz agrarfinanz (m/w/d)Aufgaben:Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden
Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen
Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen
Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse
Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie BüroorganisationQualifikationen:Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Bankkaufmann bzw. vergleichbare kaufmännische Ausbildung
Idealerweise haben Sie bereits erste Berufserfahrung im Vertrieb von Finanzprodukten gesammelt
Sie zählen Kommunikationsfähigkeit zu Ihren größten Stärken
Ein freundliches Wesen sowie ein sicheres Auftreten machen Sie aus
Sie sind belastbar und behalten auch in leistungsstarken Phasen den Überblick
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (19,25 h/Woche)
2026-07-16
Evangelischer Kirchenkreis Lübbecke
Lübbecke
16.07.2026Evangelischer Kirchenkreis LübbeckeLübbeckeAssistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (19,25 h/Woche)Aufgaben:Projektbegleitung & Organisation: Unterstützung bei Projekten, eigenverantwortliche Übernahme von Teilaufgaben, professionelle Terminierung und Koordination.
Sitzungen und Protokolle: Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Dokumentation und Protokollführung.
Gesetzliche Vorgaben: Überwachung und Dokumentation relevanter gesetzlicher Vorgaben.
Entlastung der Geschäftsführung: Qualifizierte SachbearbeitungQualifikationen:Fachliche Basis: eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Managementbereich
Branchenkenntnisse: Idealerweise bringen Sie Erfahrungen oder Kenntnisse im Bereich von Kindertagesstätten mit
Software- und Fachkenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit gängigen Office-Programmen und bereit, sich in organisationsinterne Software einzuarbeint
Arbeitsweise: Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich, sind kommunikationsstark und teamfähig. Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Flexibilität zeichnen Sie aus.
Site Administrator (m/w/d) EPC/M, Infrastruktur- und Industriebauprojekte
2026-07-16
HOCHTIEF Infrastructure GmbH
Frankfurt am Main
16.07.2026HOCHTIEF Infrastructure GmbHFrankfurt am MainSite Administrator (m/w/d) EPC/M, Infrastruktur- und IndustriebauprojekteAufgaben:Administrative Steuerung der Baustelle
Operative Unterstützung der Bauleitung im Tagesgeschäft inkl. Terminverfolgung, Organisation von Abläufen und Nachverfolgung von Maßnahmen
Dokumenten- und Informationsmanagement
Strukturierte Verwaltung der Projektdokumentation sowie Mitwirkung bei Berichten, Auswertungen und Fortschrittsreports
Koordination und Kommunikationsschnittstelle
Abstimmung zwischen allen Projektbeteiligten (Kunde, Bauleitung, Engineering, Einkauf, Subunternehmer)
Baustellenorganisation und administrative Logistik
Organisation der Baustelleninfrastruktur (z. B. IT, Büro), Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Unterstützung bei administrativen Prozessen wie Rechnungsprüfung, Zutritts- und Sicherheitsadministration
Compliance und HSE-Unterstützung
Sicherstellung von Dokumentationsstandards sowie Mitwirkung bei HSE-Prozessen und AuditsQualifikationen:Qualifikation und Erfahrung
Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung sowie fundierte Erfahrung im Baustellen- oder EPC-Umfeld
Prozess- und Dokumentenverständnis
Erfahrung im Umgang mit technischer Projektdokumentation und strukturierten Ablagesystemen
IT Kompetenz
Sehr gute MS Office Kenntnisse sowie Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. Aconex, SharePoint).
Arbeitsweise und Soft Skills
Strukturierte, zuverlässige und detailorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit mit Hands-on-Mentalität & Flexibilität
Sprachkenntnisse
Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
16.07.2026Johannes-DiakonieHeidelbergFachkraft Arbeits- und Berufsförderung (m/w/d)Aufgaben:Die personenzentrierte Förderung und Assistenz von Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen auf dem Weg zur Teilhabe am Arbeitsleben
Durchführung unserer beruflichen Teilhabeplanung
Realisierung von arbeitsbegleitenden Maßnahmen
Arbeitstägliche Dokumentation
Termingerechte Umsetzung von Kundenaufträgen
Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung der bestehenden GeschäftsprozesseQualifikationen:Eine abgeschlossene kaufmännische, technische oder handwerkliche Ausbildung
Eine abgeschlossene Weiterbildung als Arbeitserzieher (m/w/d) oder zur geprüften Fachkraft für Arbeits- und Berufsförderung (m/w/d) wünschenswert
Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
Kenntnisse in Vivendi wünschenswert
Flexibilität und Zuverlässigkeit
Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
Pädagogisches Fachwissen
Einfühlungsvermögen, Belastbarkeit sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit
Führerschein Klasse B
Assistenz (w/m/d) Vorstand Operations
2026-07-16
Kirchliche Zusatzversorgungskasse des Verbandes der Diözesen Deutschlands
Köln
16.07.2026Kirchliche Zusatzversorgungskasse des Verbandes der Diözesen DeutschlandsKölnAssistenz (w/m/d) Vorstand OperationsAufgaben:Als Assistenz (w/m/d) des Vorstands Operations übernimmst du eine vertrauensvolle Schlüsselposition im größten Ressort der KZVK und sorgst für eine professionelle Steuerung des operativen Vorstandsalltags.
Du koordinierst eigenverantwortlich Termine, Besprechungen, Workshops und Reisen und stellst durch eine strukturierte Vor- und Nachbereitung reibungslose Abläufe sicher.
Du erstellst Präsentationen sowie Entscheidungs- und Beschlussvorlagen und bereitest Informationen adressatengerecht und auf hohem Qualitätsniveau auf.
Du priorisierst, koordinierst und überwachst Themen, Aufgaben und Projekte eigenverantwortlich und sorgst für eine zuverlässige Nachverfolgung.
Als zentrale organisatorische Schnittstelle im Ressort behältst du den Überblick und unterstützt den Vorstand bei der effizienten Steuerung von Prioritäten und Kommunikationsprozessen.
Mit der notwendigen Souveränität und Parkettsicherheit bewegst du dich sicher im Umfeld von Führungskräften sowie internen und externen Ansprechpersonen.
Du bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung moderner Arbeitsweisen ein und nutzt digitale Tools sowie Künstliche Intelligenz zur effizienten Strukturierung und Organisation von Informationen und Prozessen.Qualifikationen:Als Assistenz (w/m/d) des Vorstandes Operations hast du ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung.
Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Executive-Assistant-, Assistenz- oder Managementumfeld - idealerweise auf Vorstandsebene.
Du arbeitest äußerst selbstständig, strukturiert und zuverlässig und überzeugst auch in hektischen Phasen mit einem hohen Maß an Eigeninitiative, Organisationsstärke, Souveränität und Verantwortungsbewusstsein.
Du bringst analytisches und konzeptionelles Denkvermögen mit und bist in der Lage, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen und strukturiert aufzubereiten.
Du überzeugst durch Kommunikationsstärke sowie ein professionelles Gespür für Prioritäten, Dynamiken und sensible Situationen.
Sehr gute Kenntnisse in MS Office, ein sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools (Jira / Confluence) und eine hohe Technikaffinität zeichnen dich aus. Idealerweise bringst du Erfahrung mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur effizienten Organisation und Optimierung von Informationen und Prozessen mit.
Teamgeist, Loyalität, Diskretion und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein runden dein Profil ab.
Anleiter*in für digitale Alltagskompetenzen und Bürokommunikation (m/w/d)
2026-07-16
Caritasverband für die Stadt Bonn e. V.
Bonn
16.07.2026Caritasverband für die Stadt Bonn e. V.BonnAnleiter*in für digitale Alltagskompetenzen und Bürokommunikation (m/w/d)Aufgaben:Sie vermitteln Jugendlichen grundlegende Fähigkeiten in der digitalen Bürokommunikation (z. B. E-Mail, Outlook, Word, einfache Tabellen).
Sie leiten die Teilnehmenden praxisnah im Umgang mit Computer, Internet und digitalen Alltagsanwendungen an.
Sie erklären Inhalte niederschwellig, verständlich und praxisbezogen.
Sie begleiten die jungen Erwachsenen dabei, digitale Hilfestellungen für andere anzubieten (z. B. Unterstützung von Senior*innen).
Sie trainieren berufliche Alltagssituationen (Kundenkontakt, Struktur, Arbeitsorganisation).
Sie fördern Schlüsselkompetenzen wie Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Kommunikation.
Sie strukturieren den Ablauf in der Lernwerkstatt und unterstützen beim Aufbau von Routinen.
Sie dokumentieren Lernfortschritte und arbeiten eng im Team.Qualifikationen:Abgeschlossene Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Bürokommunikation/Büromanagement, Verwaltung/Organisation oder vergleichbarer Qualifikation
Erfahrung in der Anleitung, Schulung oder Arbeit mit jungen Menschen (z. B. Ausbildung, Weiterbildung, Coaching)
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Outlook, ggf. Excel)
Grundkenntnisse in kreativen Tools (z. B. Canva) oder Social Media
Fähigkeit, Inhalte einfach und praxisnah zu vermitteln
Geduld, Klarheit und Freude an der Arbeit mit jungen Menschen mit Unterstützungsbedarf
Teamfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
Positive Einstellung zu den christlichen Grundsätzen unseres Verbandes.
15.07.2026SES Energiesysteme GmbHBerlinServicedisponent / Technische Assistenz (m/w/d)Aufgaben:Einsatzplanung der Servicemonteure (m/w/d)
Professionelle Kommunikation mit unseren Kunden
Bundesweite Koordination von Inbetriebnahmen im Zusammenspiel mit dem Service, dem Projektmanagement und der Konstruktion
Vorbereitung und Auswertung von Inbetriebnahmen
Laufende Aktualisierung der Inbetriebnahme-Dokumente
Technische Unterstützung der Servicemonteure (m/w/d) im FeldQualifikationen:Abgeschlossene technische Ausbildung
Motoren- und EDV-Kenntnisse sind von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS-Office
Verständnis von Abläufen im Service und bei der Einsatzplanung
Freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Kunden und Kollegen (m/w/d)
Hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Motivation
15.07.2026Gottlob Brodbeck GmbH & Co. KGMetzingenSekretär (m/w/d) in TeilzeitAufgaben:Was Sie bei uns bewegen:
Sie erstellen und pflegen Projektdaten und Projekttabellen
Sie unterstützen bei der Personaleinsatzplanung
Sie übernehmen organisatorische sowie administrative Tätigkeiten und unterstützen unsere Bereichsleiter und Bauleiter
Sie recherchieren Informationen und stellen diese entsprechend zusammen
Sie unterstützen bei der Anfrage von LeitungsauskünftenQualifikationen:Was Sie mitbringen:
Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringen erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit mit
Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen IT-Systemen und MS Office
Sie bringen die Bereitschaft zum Erlernen von bauspezifischen Softwareprogrammen mit
Sie haben Spaß an der Teamarbeit, sind flexibel und arbeiten konzentriert und strukturiert
Sie sind es gewohnt, mit vertraulichen Informationen professionell umzugehen
Kaufmännische Assistenz (m/w/d) der Standortleitung
2026-07-15
J. RETTENMAIER & SÖHNE GmbH + Co. KG
Rothenburg / Oberlausitz
15.07.2026J. RETTENMAIER & SÖHNE GmbH + Co. KGRothenburg / OberlausitzKaufmännische Assistenz (m/w/d) der StandortleitungAufgaben:Sie übernehmen die kaufmännische Steuerung im Finanz- und Rechnungswesen und Controlling am Standort Lodenau in enger Zusammenarbeit mit den übergeordneten Abteilungen in der Hauptverwaltung der JRS-Gruppe. Zu Ihren Aufgaben gehören: Begleitung von Budget- und Planungsprozessen, Analyse der Geschäftsentwicklung, Vorlage von Verbesserungsmaßnahmen, Mitarbeit in strategischen Projekten zur Unternehmensentwicklung.
Sie unterstützen die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft: Erstellen von Berichten, Analysen und Statistiken als Entscheidungsvorlagen für die GL, Erstellen von Präsentationen, Planung und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, inklusive Erstellung der Agenda und Protokollführung, Professionelle Korrespondenz mit und Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Enge Abstimmung mit Fachabteilungen und Partnern, Prozessoptimierung durch Verbesserung von Strukturen und Einbringen von neuen Ideen zur effizienten Gestaltung von Abläufen, Pflege, Verwaltung und sorgfältiger Umgang mit sensiblen UnternehmensinformationenQualifikationen:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Position
Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und proaktive Arbeitsweise und Diskretion
Kommunikationsstärke in Deutsch, gute Englischkenntnisse von Vorteil, souveränes Auftreten
Sicherer Umgang mit MS Office und erste Berufspraxis in SAP S4/Hana
15.07.2026Verlag Herder GmbHMünchenAssistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Aufgaben:Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und hältst ihr durch eine vorausschauende Organisation den Rücken frei.
Du koordinierst und priorisierst Termine, Meetings sowie Geschäftsreisen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Du unterstützt die Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben und übernimmst eigenverantwortlich die Koordination ausgewählter Themen.
Als zentrale Ansprechperson vor Ort verantwortest du die Standortkoordination in München und kümmerst dich um sämtliche Themen des Büromanagements .
Du arbeitest eng mit unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammen und fungierst als wichtige Schnittstelle zu internen sowie externen Ansprechpersonen, Autorinnen und Autoren, Dienstleistern sowie Kundinnen und Kunden.Qualifikationen:Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein geisteswissenschaftliches oder betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation mit.
Du hast bereits erste Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Position sammeln.
Du gehst sicher mit den MS-Office-Anwendungen um und verfügst über Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen .
Du arbeitest strukturiert, selbstständig und sorgfältig und überzeugst durch Dein Organisationstalent.
Du verfügst über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und verstehst es, mit unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern professionell, wertschätzend und zielorientiert zu kommunizieren.
Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität , Teamgeist und die Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, runden dein Profil ab.
Büroassistenz Personal (w/m/d)
2026-07-15
Paritätischer Wohlfahrtsverband Landesverband Bayern e.V.
München
15.07.2026Paritätischer Wohlfahrtsverband Landesverband Bayern e.V.MünchenBüroassistenz Personal (w/m/d)Aufgaben:Sie unterstützen unser Personalteam bei allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten (z.B. Kopier-, Scan- und Digitalisierungsarbeiten).
Sie sortieren und archivieren Personalunterlagen sorgfältig und strukturiert.
Sie sorgen für eine ordentliche Ablage und unterstützen das Team bei der Pflege der Personalakten.Qualifikationen:Sie verfügen über gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen.
Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig und strukturiert.
Sie sind freundlich, teamorientiert und arbeiten selbstständig.
15.07.2026BAHN-BKKFrankfurt am MainVorstandsreferent (m/w/d)Aufgaben:Das erwartet Sie
Sie arbeiten eng an der Seite des Vorstands und unterstützen die strategische und operative Steuerung der Unternehmensabläufe.
Sie bereiten komplexe Fragestellungen auf und erstellen Präsentationen und Analysen als Entscheidungsgrundlage auf Vorstandsebene oder für interne und externe Termine.
Sie wirken an zentralen Themen und Projekten mit und bringen eigene Akzente ein.
Sie bringen in Abstimmung mit dem Vorstand neue Themen auf den Weg und entwickeln diese eigenständig weiter.
Sie strukturieren Anfragen an den Vorstand und steuern deren Bearbeitung.
Sie arbeiten eng mit Führungskräften und Mitarbeitenden aus allen Fachbereichen zusammen. Hierdurch bilden Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen Vorstand und der Organisation. Dies ermöglicht Ihnen tiefe Einblicke in die Abläufe und Zusammenhänge einer gesetzlichen Krankenkasse und eröffnet Ihnen die Möglichkeit aktiv mitzugestalten.Qualifikationen:Das bringen Sie mit
Sie haben ein Rechts-, Wirtschafts- oder Verwaltungswissenschaftliches Studium erfolgreich abgeschlossen und verfügen über erste fachbezogene Berufserfahrung.
Idealerweise bringen Sie Kenntnisse im Bereich der gesetzlichen Sozialversicherung mit und sind mit den Aufgaben und Abläufen einer gesetzlichen Krankenkasse vertraut.
Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, komplexe Inhalte klar und adressatengerecht aufzubereiten.
Eigenverantwortliches arbeiten schätzen sie ebenso wie den Austausch im Team.
15.07.2026HOCHTIEF Infrastructure GmbHBerlinAssistenz (m/w/d)Aufgaben:Selbständige Organisation und Ausführung anfallender Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Administrative Unterstützung
Planung und Organisation von internen und externen Besprechungen
Vorbereitung von Veranstaltungen, z.B. Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
Unterstützung der Niederlassungsleitung im operativen Tagesgeschäft
Schnittstellenfunktion zwischen Niederlassungsleitung, Projektteams und externen Partnern
Unterstützung bei Angebots- und Projektunterlagen
Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und AbläufeQualifikationen:Sie sind ein Organisationstalent, haben Freude am Umgang mit Menschen und bereits Erfahrung in der Büroorganisation? Sie möchten sich fachlich und persönlich weiterentwickeln? Dann könnte unser Team genau das Richtige für Sie sein!
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder fundierte Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen
Baufachliches Grundverständnis wünschenswert
Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
Souveränität und Integrität sowie ein klares, verbindliches und authentisches Kommunikationsverhalten auf allen Ebenen
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Word, PowerPoint, Excel, Outlook)
Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit sowie Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit Projekt- und Bauleitern sowie Geschäftspartnern
Diskretion und Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und hohe Motivation
Dienstleistungsorientierung, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität
Digitale Affinität und Bereitschaft für moderne Arbeitsmethoden
Selbständige Priorisierung von Aufgaben und gutes Zeitmanagement
15.07.2026ADAC Württemberg e.V.StuttgartAssistenz Vorstand & Geschäftsführung (w/m/d)Aufgaben:Sie möchten Verantwortung übernehmen, Dinge zuverlässig organisieren und dabei Einblicke in die Arbeit von Vorstand und Geschäftsführung erhalten? Dann erwartet Sie bei uns eine abwechslungsreiche Position an einer zentralen Schnittstelle unseres Vereins.
Sie sorgen dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, behalten verschiedene Themen im Blick und unterstützen Vorstand und Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit der Möglichkeit, sich in neue Themen einzuarbeiten und gemeinsam mit der Rolle weiterzuentwickeln.
Organisation und Durchführung aller anfallenden Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für Vorstand und Geschäftsführung
Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
Erstellung von Protokollen, Korrespondenz, Präsentationen und weiteren Unterlagen
Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung
Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen
Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Vorstand, Geschäftsführung und den Fachbereichen
Eigenständige Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Themen
Übernahme organisatorischer SonderaufgabenQualifikationen:Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder organisatorischen Funktion ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erfassen und Prioritäten zu erkennen
Eigeninitiative sowie Freude daran, Themen selbstständig voranzubringen
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
Was die Position besonders macht
Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur organisiert, sondern mitdenkt. Jemanden, der Themen im Blick behält, Verantwortung übernimmt und Aufgaben eigenständig begleitet.Mit der Weiterentwicklung unserer Organisation und der Rolle können sich perspektivisch zusätzliche Verantwortungsbereiche ergeben. Die konkrete Ausgestaltung hängt dabei auch von Ihren Interessen, Stärken und Ihrer Entwicklung ab.Gleichzeitig entwickeln wir unsere Arbeitsweisen kontinuierlich weiter. Dazu gehört auch der zunehmende Einsatz digitaler und KI-gestützter Werkzeuge. Wir suchen daher eine Person, die Veränderungen offen begegnet, Neues ausprobieren möchte und Freude daran hat, die zukünftige Ausgestaltung der Rolle mitzuprägen.
15.07.2026Evang. Verwaltungszweckverband OrtenauOffenburgAssistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Aufgaben:Telefonzentrale und Tagespost
Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Geschäftsführung
Regelkommunikation
Gremienarbeit in Kirchengemeinden (z.B. Protokollführung, Teilnahme an abendlichen Sitzungen)
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z.B. Einladungen, Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen)
Allgemeine Organisationsaufgaben rund um das Gebäude und das Facility-Management am Standort VSA Offenburg
Die genaue Aufgabenzuordnung bleibt vorbehaltenQualifikationen:Ein betriebswirtschaftliches Studium, BA-Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung im Assistenzbereich der Geschäftsführung
Digitale und soziale Kompetenz, Kommunikations- und Organisationstalent
Strukturiertes, eigenständiges, interdisziplinäres Arbeiten und Denken
Zwingend erforderlich sind sehr gute Deutschsprachenkenntnisse in Wort und Schrift
Identifikation mit den Werten der Kirche
Teamassistenz / Office Manager (m/w/d)
2026-07-15
HOCHTIEF PPP Solutions GmbH
Essen, Hamburg, Berlin
15.07.2026HOCHTIEF PPP Solutions GmbHEssen, Hamburg, BerlinTeamassistenz / Office Manager (m/w/d)Aufgaben:Du bist das Herzstück unseres Teams: Bei dir laufen die Fäden für das Office Management zusammen
Du übernimmst allgemeine administrative Bürotätigkeiten wie z. B. das On- und Offboarding von Mitarbeitenden oder Bestellprozesse
Du unterstützt bei interner und externer Kommunikation über klassische Wege aber auch soziale Netzwerke
Du hast Spaß daran, im Team kreative Lösungen zu findenQualifikationen:Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder ähnliche Qualifikationen
Bei einem gut organisierten Arbeitstag, strukturierten Unterlagen und reibungslos geplanten Terminen geht dir das Herz auf
Auch Quereinsteigende sind herzlich willkommen!
In der MS-Office-Welt kennst du dich gut aus und in Englisch kannst du dich verständigen
Baustellen- und Projektassistenz (m/w/d) - Bauprojekt Südschnellweg
2026-07-15
PORR Spezialtiefbau GmbH
Hannover
15.07.2026PORR Spezialtiefbau GmbHHannoverBaustellen- und Projektassistenz (m/w/d) - Bauprojekt SüdschnellwegAufgaben:* Durchführung des Schriftverkehrs sowie allgemeiner
Sekretariatsaufgaben
* Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs und Entgegennahme von Telefonaten
* Koordination von Terminen
* Pflege der Besprechungsräume, Organisation von Veranstaltungen sowie
interner und externer Gästeempfang
* Administrative Unterstützung der Bauleitung
* Einscannen, Verschlagwortung und Ablage von Lieferscheinen
* Verwaltung des Containerwohnlagers (Belegungskoordination und
Datenpflege)
* Hotelbuchungen für unsere Mitarbeitenden
* Pflege der Lagerhaltung (Sanitärmaterial, Büromaterial, Getränke,
Gebäck etc.)
* Bearbeitung der Post (Annahme und Versand) Es gibt viele Gründe für
einen Job bei der PORR:Qualifikationen:* Abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen oder
dienstleistungsorientierten Bereich oder eine vergleichbare
Qualifikation
* Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
* Ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung sowie Freude am
Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen
* Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
* Teamorientierte, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie
verbindliches und professionelles Auftreten
* Organisationsgeschick sowie Interesse an kaufmännischen Tätigkeiten
und an unterstützenden Aufgaben im Facility Management (z. B.
Koordination, Raumorganisation, Materialverwaltung; keine
Reinigungsarbeiten)
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Assistenz der Hauptabteilung Finanzen und Revision (m/w/d)
2026-07-15
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV)
Sankt Augustin
15.07.2026Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV)Sankt AugustinAssistenz der Hauptabteilung Finanzen und Revision (m/w/d)Aufgaben:Als Assistenz der Hauptabteilung Finanzen und Revision unterstützen Sie die Leitung der Hauptabteilung organisatorisch und administrativ bei allen dienstlichen Belangen, in Projekten und sind die Schnittstelle zwischen Team, Führungskräften und externen Partnern.
Zu Ihren weiteren Aufgaben zählen:
Terminkoordination, Bearbeitung der Eingangspost, (digitale) Akten- und Vorgangsführung als auch die Anfertigung von Texten, Tabellen, Grafiken und Präsentationen nach Vorlage
Organisation von Sitzungen, Meetings und Workshops einschließlich Vorbereitung von (Gremien-)Unterlagen
Koordination und verwaltungstechnische Abwicklung von Dienstreisen
Unterstützung bei laufenden operativen Tätigkeiten, insbesondere der BuchhaltungQualifikationen:Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d), als Industriekauffrau/-mann (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
Erfahrung im Bereich der Assistenz, im Verwaltungsbereich oder in der Buchhaltung
Sehr gute Kenntnisse in MS365, insbesondere der MS-Office-Anwendungen wie Word, Excel, Teams und Powerpoint
Kenntnisse in SAP/ERP wünschenswert
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
Eigenverantwortliche lösungsorientierte, serviceorientierte Arbeitsweise
Kommunikationsstark in Wort und Schrift als auch ausgeprägte Team- und Organisationsfähigkeit
14.07.2026MOTORWORLD MünchenMünchenAssistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Aufgaben:Ihr Aufgabengebiet:
Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft
Funktion als zentrale*r Ansprechpartner*in bei allen Angelegenheiten hierzu
Büroorganisation, administrative Aufgaben wie Protokollierungen, selbstständiges Abarbeiten verschiedener Themen
Selbstständige Korrespondenz
Terminmanagement und -koordination, Reiseplanung und -durchführung
Gästeempfang, Organisation von Meetings/Konferenzen und deren inhaltliche Vor- und Nacharbeit sowie die Nachverfolgung
Überwachung und Koordination von Fristen und Terminen
Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Mietern, Eventplanern, Behörden, externen Firmen und Geschäftspartnern
Kommunikation mit den internen Fachabteilungen
Erstellung von Vertragsunterlagen und Präsentationen
Konzeption von Veranstaltungen und Events sowie aktive Unterstützung bei verschiedenen Veranstaltungsprojekten
Koordination und Pflege aller Geschäftsabläufe sowie Vorgänge und DatenpflegeQualifikationen:Ihr Profil:
Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Versierter, erfahrener Umgang mit EDV-Anwendungen wie MS Office
Eine mindestens zweijährige Berufserfahrung
Sorgfältige, verantwortungsbewusste, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Geschäftskorrespondenz, Terminplanung und Büroorganisation sind für Sie kein Problem und machen Sie gerne
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, perfekt in deutscher Grammatik und Rechtschreibung.
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie hohe Service- und Kundenorientierung
Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität sind für Sie selbstverständlich
Teamgeist, Einsatzfreude, Aufgeschlossenheit und Flexibilität runden Ihr Profil ab
Durchsetzungs- und Kommunikationsstärke gepaart mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d)
2026-07-14
Kartoffelmanufaktur Pahmeyer GmbH & Co. KG
Werther (Westf.)
14.07.2026Kartoffelmanufaktur Pahmeyer GmbH & Co. KGWerther (Westf.)Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d)Aufgaben:Unterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung unseres Warenwirtschaftssystems (CSB)
Mitarbeit bei der Inbetriebnahme neuer Produktionsbereiche und Automatisierungslösungen
Erstellung von Schulungsunterlagen, Arbeitsanweisungen und digitalen Lerninhalten
Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden im Produktionsumfeld
Mitarbeit an Projekten zur Prozessoptimierung, Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung (KVP)
Analyse von Prozessen sowie Erstellung und Auswertung von Kennzahlen (KPIs)
Unterstützung der Betriebsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei bereichsübergreifenden ProjektenQualifikationen:Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Lebensmitteltechnologie, Lebensmittelmanagement, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder eines vergleichbaren Studiengangs
Technisches Verständnis sowie Interesse an Produktions- und Prozessabläufen
Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen
Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Teamfähigkeit
Bereitschaft, projektbezogen auch in Schicht- und Wochenendarbeit zu unterstützen
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) Projektmanagement und Organisation im Bereich "Internationale Zusammenarbeit"
2026-07-14
Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN)
Mannheim
14.07.2026Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN)MannheimMitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) Projektmanagement und Organisation im Bereich "Internationale Zusammenarbeit"Aufgaben:Assistenzaufgaben wahrnehmen (Projektassistenz und Projektcontrolling, Terminplanung)
Buchhaltung und Rechnungsmanagement
Sitzungsorganisation: Einladung, Tagesordnung und Organisation (Hotels, Reiseplanung etc.)
Präsentationen, Anschreiben und Protokolle erstellen
Unterstützung bei der Erstellung und Überarbeitung von Publikationen
Organisation von Seminaren, Webinaren und Kongressen
Schriftwechsel und Übersetzungsarbeiten in englischer SpracheQualifikationen:Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachenkorrespondentin / Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder eine kaufmännische Berufsausbildung mit vergleichbaren Fähigkeiten und Kenntnissen
Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch (Niveau C1), weitere Sprachkenntnisse (Italienisch, Französisch oder Spanisch) sind von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, PowerPoint, Excel)
Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität, Serviceorientierung
Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung
Fähigkeit zum eigenständigen und sorgfältigen Arbeiten
Interesse an technischen Vorgängen
Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen, auch ins Ausland, wird vorausgesetzt
14.07.2026avitea GmbHSoestTeamassistent HR (m/w/d)Aufgaben:Mitwirkung bei Recruiting-Prozessen, zum Beispiel bei der Erstellung von Stellenausschreibungen, der Kommunikation mit Bewerbern und dem Führen von Bewerbungsgesprächen
Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten sowie Unterstützung bei administrativen HR-Prozessen
Ansprechpartner für personalrelevante Themen wie Arbeitsverträge, Urlaubsanträge und Zeugnisse
Enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und KundenunternehmenQualifikationen:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Personalwesen oder in der Personaldienstleistung
Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise HR-Software
14.07.2026Trapez e.V.BerlinVerwaltungskraft (m/w/d) bei einem Träger der JugendhilfeAufgaben:Allgemeine Sekretariats- und Büroorganisationsarbeiten wie Weiterleitung von Dokumenten, Terminvereinbarungen, Ablage, Telefonannahme etc.
Abrechnung der geleisteten Mitarbeiterstunden eines Teams und und Rechnungserstellung über ein Abrechnungsprogramm
Pflege der Klientendaten
Vorbereitende Buchhaltung für das externe Steuerbüro
Personalsachbearbeitung und Vorbereitung für das externe Lohnbüro
Kassenführung und Abrechnung
Führen von Verwendungsnachweisen
Ansprechpartner*in für die Mitarbeiter*innen und Kooperationspartner*innen unseres UnternehmensQualifikationen:Idealerweise berufliche Erfahrung in der Verwaltung oder Sekretariat
Selbstständiges und qualitätsbewusstes Arbeiten
Strukturierte Arbeitsweise
Fähigkeit, sich in Computerprogramme einzuarbeiten
Hohe Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache
Routinierten Umgang mit MS Office
Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung
Spaß an der Arbeit
Assistenz (m/w/d) für das Gebäude-/Vertragsmanagement im Immobilienservice
2026-07-14
Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW
Münster
14.07.2026Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRWMünsterAssistenz (m/w/d) für das Gebäude-/Vertragsmanagement im ImmobilienserviceAufgaben:Sie sind Ansprechperson für die Niederlassung Münster zu buchhalterischen Fragestellungen sowie nebenkosten- und dienstleistungsrelevanten Rechnungen
Sie kümmern sich um die Bestellanlage und sind verantwortlich für die Datenpflege in unseren IT-Systemen (SAP, CAFM-System etc.)
Außerdem bearbeiten Sie Abgaben- und Gebührenbescheide und übernehmen die Rechnungsprüfung, -klärung wie auch das Mahnwesen (z. B. für Wartungs- und Prüfleistungen)
Sie unterstützen die Abteilungs- und Teamleitungen bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten
Sie sind zuständig für das Terminmanagement sowie das Vor- und Nachbereiten von Meetings
Weiterhin erstellen Sie Protokolle, Besprechungsvorlagen, Vermerke oder Präsentationen nach Vorgabe der Abteilungs- und TeamleitungenQualifikationen:Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau/-mann, Industrie-, Groß- und Außenhandelskaufmann/-kauffrau (w/m/d) oder vergleichbar.
Weitere Anforderungen:
Mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen, vorzugsweise in der Immobilienbranche, sind von Vorteil
Darüber hinaus überzeugen Sie durch Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Sie verfügen über eine hohe Motivation und Organisationskompetenz sowie die Bereitschaft, sich in das neue Aufgabengebiet umfassend einzuarbeiten
Gute Anwenderkenntnisse in SAP und den Programmen des Microsoft-Office-Pakets sind wünschenswert
Sie verfügen über die Bereitschaft und Befähigung zur Führung eines Dienst-Kfz
Sie bringen sichere Deutschkenntnisse mit, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen
14.07.2026Universität Duisburg-EssenEssenKoordinator*in für akademische Administration (w/m/d)Aufgaben:Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zweier internationaler Teams für Spitzenforschung. Als rechte Hand der Professoren halten Sie Wissenschaftlern den Rücken frei, agieren als Schnittstelle zur Universitätsverwaltung und zu externen Partnern, und tragen aktiv dazu bei, dass bahnbrechende Forschung Realität wird.
Sie wirken mit beim Aufbau des zentralen "Sequencing Centers" der UDE sowie der Etablierung und Weiterentwicklung der Prozesse für die Auftragsabwicklung von externen und internen Kund:innen
Sie steuern Projektbudgets eigenständig mittels Ist-Soll-Vergleichen, erstellen präzise Liquiditätsplanungen und erarbeiten bei Abweichungen proaktiv Lösungsvorschläge.
Sie erstellen finalisierungsreife Verwendungsnachweise für nationale und internationale Mittelgeber (z. B. DFG, BMFTR, EU) und führen die Korrespondenz mit den Zuwendungsgebern.
Sie prüfen Projektausgaben auf Einhaltung der Förderrichtlinien sowie des Haushaltsrechts.
Sie kalkulieren Personalkosten unter Berücksichtigung von Tarifsteigerungen (TV-L) und stellen in eine Deckung der Stellenfinanzierung sicher.
Sie koordinieren zentrale Beschaffungsvorgänge, pflegen Projektdaten gewissenhaft in SAP (oder vergleichbaren ERP-Systemen) und unterstützen bei der Überwachung der Projektfortschritte.
Sie setzen wissenschaftliche Veranstaltungen eigenständig organisatorisch um (insb. englischsprachig), von der Koordination der Abläufe über das Einladungsmanagement bis hin zur begleitenden Öffentlichkeitsarbeit, auf Basis der durch die Professoren entwickelten Inhalte und Programme.
Sie steuern den reibungslosen Büroalltag in verantwortlicher Rolle inklusive Termin- und Raumplanung, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch, und betreuen die Webseiten. Sie unterstützen bei der Koordination der Forschungsgruppen, sowie bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen, Hochschullehre, Konferenzen und Reisen. Zudem optimieren Sie administrative Prozesse, gerne digital.
Sie begleiten Personalmaßnahmen von der Unterlagenprüfung bis zur Vertragsaushändigung, führen eigenständig Personallisten und sind erste Ansprechperson für internationale Talente.Qualifikationen:Sie verfügen über einen Bachelor-Abschluss (beispielsweise im Hochschulmanagement, Wirtschaftswissenschaften, Biologie, oder einem anderen Fach) oder eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie vergleichbare stellenbezogene Kenntnisse und Berufserfahrung.
Kenntnisse und Erfahrung in der Hochschulverwaltung (erwartet) und im Finanz- und Projektmanagement an Hochschulen (gewünscht)
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (erforderlich)
Sehr gute Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und SAP (erforderlich)
Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationskompetenz, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise und Ergebnisorientiertheit (erforderlich)
Hohe Belastbarkeit, souveränes Auftreten und Flexibilität (erforderlich)
Kenntnisse der Finanzbuchhaltung (gewünscht)
13.07.2026Possling GmbHBerlinAssistent der Fachmarktleitung (m/w/d)Aufgaben:Koordinierung der vielschichtigen Arbeitsabläufe des Baufachmarktes
Kontrolle der Lagerbestände und Warenpräsentration
Überprüfung und Durchsetzung der Warensicherung und der Regalauszeichnung
Assistenzaufgaben und Entlastung der Fachmarktleitung
Schließdienste
Lösungsorientierte Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen
Steuerung des Kassenpersonals sowie KassenabrechnungQualifikationen:Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Groß- oder Einzelhandel oder einer vergleichbaren Qualifikation
Ihr Denken und Handeln ist strukturiert, lösungsorientiert und eigenverantwortlich ausgeprägt
Sie bringen ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Serviceorientierung und Durchsetzungsvermögen mit
Belastbarkeit, Flexibilität und Organisationsvermögen gehören zu Ihren Stärken
13.07.2026Brückner Maschinenbau GmbHSiegsdorfTeamassistenz (m/w/d)Aufgaben:Büroorganisation in der Einheit und im Team
Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen in der Einheit
Koordination und Planung von Dienstreisen, Erstellen von SAP-gestützten Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
Erhebung und Aufbereitung von einheitsinternen Daten und Unterlagen für Besprechungen, Präsentationen und Statistiken
EDV-gestützte Verfolgung von Terminen und Dokumenten in SAP
Drehscheibe für Belange in der Kommunikation
Unterstützung bei der Zielkontrolle in der Einheit (z.B. Budget oder Kapa)
Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen der Einheit
Interne Besucherorganisation und -betreuungQualifikationen:Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung wünschenswert
Sehr gute Englischkenntnisse
Gute Kenntnisse in MS Office und SAP
Strukturierte Arbeitsweise und Organisationsfähigkeit
Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit
Assistenz (m/w/d) der Kreisverbandsgeschäftsführungen für die regionale Verbandsarbeit
2026-07-13
Paritätischer Wohlfahrtsverband Niedersachsen e.V.
Göttingen, Northeim, Goslar
13.07.2026Paritätischer Wohlfahrtsverband Niedersachsen e.V.Göttingen, Northeim, GoslarAssistenz (m/w/d) der Kreisverbandsgeschäftsführungen für die regionale VerbandsarbeitAufgaben:Vernetzung, Aufbau und Unterstützung der Ehrenamtsstruktur vor Ort
Kommunikation mit Beiräten und Ehrenamtlichen
Inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung von Meetings und Veranstaltungen
Mitwirkung bei der Erstellung von Grußworten, Berichten und Präsentationen
Übernahme von Datenrecherchen und deren Aufbereitung
Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Social Media
Erste Anlaufstelle für externe Anfragen per E-Mail und Telefon
Mitarbeit bei der Erstellung von Anträgen, Abschlüssen und Verwendungsnachweisen
Überprüfung von Mittelverwendungen für unsere Mitgliedsorganisationen
Büromanagement sowie Schnittstellenarbeit zur Abteilung Finanzen & ControllingQualifikationen:Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/
-mann für Büromanagement, Veranstaltungsmanagement, Marketingkommunikation (m/w/d) oder vergleichbar
Organisationstalent sowie sorgfältige, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
Gutes Zeitmanagement und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word, Power Point und Excel
Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist
Führerschein Klasse B für gelegentliche Dienstreisen innerhalb von Niedersachsen
13.07.2026Stadtwerke Bad Vilbel GmbHBad VilbelAssistenz Organisation / Personal (m/w/d)Aufgaben:Sie vertreten das Sekretariat der Geschäftsführung
Sie unterstützen den kaufmännischen Leiter bei organisatorischen und administrativen Themen
Sie organisieren Gremiensitzungen, übernehmen die Schriftführung und administrieren die Beschlüsse
Im Zeiterfassungssystem administrieren und pflegen Sie die Zeitdaten der MitarbeiterQualifikationen:Sie können eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung nachweisen
Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und kommunizieren klar, strukturiert und professionell
Durch Ihre Hands-on-Mentalität möchten Sie die bestehenden Betriebsprozesse stets weiterentwickeln und optimieren
Es bereitet Ihnen Freude, mit großer Eigeninitiative neue Themen zu recherchieren und komplexere Zusammenhänge zu erkennen
Idealerweise konnten Sie bereits Berufserfahrung im Personalwesen sammeln und kennen sich gut mit der Software P&I LOGA aus
Assistenzkraft der Abteilungsleitung Betrieb und Verkehr
2026-07-13
Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen (Straßen.NRW)
Mönchengladbach
13.07.2026Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen (Straßen.NRW)MönchengladbachAssistenzkraft der Abteilungsleitung Betrieb und VerkehrAufgaben:Unterstützen Sie unsere Verwaltung und schaffen Sie mit uns die Verkehrsinfrastruktur von morgen. Werden Sie Teil unseres Teams als Assistenzkraft der Abteilungsleitung Betrieb und Verkehr.
Organisation und Koordination des Büros einer Abteilungsleitung
Unterstützung der zugeordneten Organisationseinheiten
Unterstützung bei der Realisierung von fachbezogenen Projekten
Unterstützung bei besonderen AufgabenQualifikationen:Ihr Profil
Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder
Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt im nichttechnischen Verwaltungsdienst
Erfahrungen in den Standardsoftwareanwendungen (MS Office)
Ihre weiteren Stärken
Sie sind teamfähig.
Sie zeichnen sich durch hohe Flexibilität und Kreativität aus.
Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft.
13.07.2026confera GmbHErlangenTeamassistenz für betriebliche Versorgung (m/w/d)Aufgaben:Als Teamassistenz sind Sie Ansprechpartner für Kunden und Versicherungsgesellschaften. Sie arbeiten eigenständig mit Ihren Firmenkunden und betreuen diese rund um betriebliche Versorgung. Als Teil des Backoffice sind Sie der Kern der Verwaltung. Jetzt bewerben
Bearbeitung von Geschäftsvorfällen im Bereich betriebliche Versorgung
Datenpflege im Verwaltungsprogramm
Enge Abstimmung mit unseren Sachbearbeitern
Pflegen von Excellisten
Versand von Unterlagen und Wiedervorlagesystem
Allg. Büroorganisation und Verwaltung
Korrespondenz und telefonischer Kontakt mit KundenQualifikationen:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt im Versicherungs- oder Finanzwesen
Strukturierte Arbeitsweise
Kundenorientiertes Denken und Handeln
Kenntnisse in den Microsoft-Office-Programmen
Teamfähigkeit
Immobilienkaufmann (m/w/d) Bereich WEG-Verwaltung
2026-07-13
allod Immobilien- und Vermögensverwaltungsges. mbH & Co. KG
Berlin
13.07.2026allod Immobilien- und Vermögensverwaltungsges. mbH & Co. KGBerlinImmobilienkaufmann (m/w/d) Bereich WEG-VerwaltungAufgaben:Eigenständiges Betreuen und Verwalten von Wohneigentümergemeinschaften im kaufmännischen sowie teilweise im buchhalterischen Bereich mit der Unterstützung durch Assistenten
Management von Dienstleistungsverträgen
Durchführung von Eigentümerversammlungen
Organisation und Durchführung von Instandsetzungs- und InstandhaltungsmaßnahmenQualifikationen:Ausbildung zum Immobilienkaufmann (m/w/d)
Fachliche Souveränität durch mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung von Wohn- oder Mieteigentum
Eigeninitiative, Organisationsvermögen, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft zeichnen Sie aus
Selbstständiges und kundenorientiertes Handeln
Ein Teamplayer, der mit persönlichem Engagement selbstständig und strukturiert arbeitet
13.07.2026Robert-Bosch-Krankenhaus GmbHStuttgartTechnische Assistenz (m/w/d)Aufgaben:Selbstständige Bearbeitung kaufmännischer und organisatorischer Vorgänge (z. B. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen)
Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben für die Technische Leitung
Büroorganisation sowie Planung und Koordination von Terminen, Reisen und Meetings inklusive Reisekostenabrechnung
Erstellung von Präsentationen und Unterlagen mit gängigen Office-Anwendungen
Priorisierung und Koordination von Aufgaben und Terminen
Unterstützung bei der Kostenverfolgung und Budgetkontrolle (u. a. Rechnungserfassung, Datenübernahme aus der Anlagenbuchhaltung, Führung von Bauausgabebüchern sowie Pflege und Aktualisierung von Projektdaten)
Eigenständige Rechnungsbearbeitung inklusive Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung unter Nutzung von SAP und Wave
Pflege von Daten sowie Unterstützung bei Budgetplanung und Vertragsmanagement
Abstimmung von Preis- und Lieferbedingungen im technischen Einkauf
Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von technischen Projekten sowie bei Reportingprozessen
Bearbeitung von Instandhaltungs-, Wartungs- und Reparaturaufträgen
Vertretungsweise Annahme und Koordination von Reparatur- und StörungsmeldungenQualifikationen:Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Gutes technisches Verständnis
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, SAP & Wave
Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
12.07.2026Hörmann KG VerkaufsgesellschaftApfelstädtAssistenz im Sekretariat (m/w/d) in TeilzeitAufgaben:Unterstützen Sie uns mit Ihrem Know-How.
Ihre Aufgaben:
Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen und Kundenbesuchen
Empfang, Begrüßung und erste Bewirtung unserer Besucher:innen
Bestellung von Werbemitteln sowie Verwaltung von Messecontainern
Betreuung des Zeiterfassungs- und des Spesenabrechnungssystems
Planung und Begleitung von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen
Unterstützung der Fachabteilung bei der Ausbildung unserer AuszubildendenQualifikationen:Berufserfahrung (Junior Level)
Berufserfahrung
Kaufmännische Ausbildung z. B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Industriekauffrau/-mann oder alternativ Erfahrung im Sekretariatsbereich
Freude an der Kommunikation und der persönlichen Interaktion mit anderen Menschen und echtes Organisationstalent
Selbstständige, eigenverantwortliche und proaktive Arbeitsweise
Anwenderkenntnisse in den M365-Anwendungen (z.B. Word, Excel, Teams, Outlook)
Identifikation mit unseren Werten Respekt, Zusammenarbeit, Leidenschaft und Mut
Dies wäre wünschenswert:
Erste Erfahrungen im Umgang mit SAP
Besitz eines IHK-Ausbilderscheins (AEVO)
11.07.2026Vorwerk Group - AKF BankWuppertalVertriebsassistenz agrarfinanz (m/w/d)Aufgaben:Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden
Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen
Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen
Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse
Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie BüroorganisationQualifikationen:Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Bankkaufmann bzw. vergleichbare kaufmännische Ausbildung
Idealerweise haben Sie bereits erste Berufserfahrung im Vertrieb von Finanzprodukten gesammelt
Sie zählen Kommunikationsfähigkeit zu Ihren größten Stärken
Ein freundliches Wesen sowie ein sicheres Auftreten machen Sie aus
Sie sind belastbar und behalten auch in leistungsstarken Phasen den Überblick
11.07.2026Lübecker Nachrichten Media GmbHLübeckReferent der Geschäftsführung (m/w/d)Aufgaben:Für deine Story bedeutet das konkret:
Klassische Assistenz- und Organisationsaufgaben für die Geschäftsführung
Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungsvorlagen
Analyse und Aufbereitung von Vertriebs-, Umsatz- und Erlöskennzahlen
Erstellung von Reports, Präsentationen und Management-Unterlagen
Schnittstellenfunktion zu Sales, Vermarktung, Marketing und Finance
Unterstützung bei Sonderprojekten und vertriebsnahen ThemenQualifikationen:Abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Ausbildung
Einschlägige Berufserfahrung im Umfeld Geschäftsführung, Sales, Vermarktung oder Vertriebssteuerung
Starkes betriebswirtschaftliches Verständnis und hohe Zahlenaffinität
Idealerweise Kenntnisse in Sales, Werbeerlösen und Mediavermarktung
Sehr gute Excel-, PowerPoint- und KI-Kenntnisse (vorzugsweise ChatGPT und Claude)
Strukturierte, eigenständige und diskrete Arbeitsweise
Kommunikativ, belastbar und inhaltlich souverän
Fachkraft für Büromanagement / Öffentlichkeitsarbeit als Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
2026-07-11
Arcass Freie Architekten BDA
Stuttgart
11.07.2026Arcass Freie Architekten BDAStuttgartFachkraft für Büromanagement / Öffentlichkeitsarbeit als Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)Aufgaben:Sie sind erster Ansprechpartner am Telefon und Empfang
Sie sind verantwortlich für die allgemeine Büroorganisation
Sie wirken mit bei der Rechnungslegung
Sie übernehmen Aufgaben auf dem Gebiet der Öffentlichkeitsarbeit
Sie betreuen und aktualisieren unsere Homepage und entwickeln diese weiter
Sie organisieren Inhouse-Schulungen, Teamevents und gemeinsame AktivitätenQualifikationen:Eine abgeschlossene Ausbildung im Berufsfeld Bürokommunikation und / oder im Bereich von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Nachweisbare Berufserfahrung, idealerweise in vergleichbarer Position
Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und Graphiksoftware
Kommunikationsstärke und Teamgeist
Verantwortungsbewusstsein und Eigenverantwortlichkeit
Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Ein sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Referent der Geschäftsführung (m/w/d)
2026-07-11
Global Foundation for the Care of Newborn Infants (GFCNI)
München / Remote
11.07.2026Global Foundation for the Care of Newborn Infants (GFCNI)München / RemoteReferent der Geschäftsführung (m/w/d)Aufgaben:Beratung und Unterstützung des Vorstands bei der strategischen Planung, der Festlegung organisatorischer Prioritäten und der Entscheidungsfindung
Erstellung von Analysen, Hintergrundpapieren und umsetzbaren Empfehlungen zur Unterstützung von Entscheidungen
Leitung und Koordination strategischer und organisationsübergreifender Projekte
Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung interner Strukturen, Arbeitsweisen und der Governance auf partizipative und integrative Weise
Workshops, Konferenzen sowie interne Lern- und Reflexionsformate konzipieren und moderieren
Den Vorstand bei der Gestaltung einer wertebasierten Personal- und Führungskultur unterstützenQualifikationen:Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften, Politikwissenschaft, oder einem vergleichbaren Fachgebiet
Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der strategischen Beratung, Projektleitung oder Organisationsentwicklung, vorzugsweise in einer NGO oder im internationalen Umfeld
Erste Erfahrung in der Personalführung und Mitarbeiterentwicklung
Fundierte Kenntnisse in den Bereichen Projektmanagement, Changemanagement und Governance
Hohe Eigenständigkeit, schnelles Urteilsvermögen und Entscheidungsfähigkeit
Ausgezeichnete Kommunikations-, Moderations- und Stakeholdermanagement-Fähigkeiten
Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse
Hohe Integrität und Diskretion
Fähigkeit, komplexe Sachverhalte in klare, umsetzbare Erkenntnisse für unterschiedliche Zielgruppen zu übersetzen
Mitarbeiter (m/w/d) Projektmanagement & Assistenz der Klinikdirektion
2026-07-11
Dr. Becker Klinik Möhnesee
Möhnesee
11.07.2026Dr. Becker Klinik MöhneseeMöhneseeMitarbeiter (m/w/d) Projektmanagement & Assistenz der KlinikdirektionAufgaben:Projektmanagement : Verantwortung für die elektronische Patientenakte (EPA): Sie entwickeln die digitalen Dokumentationsprozesse aktiv weiter und optimieren klinikinterne Prozesse in Medizin, Pflege und Verwaltung;
Assistenz der Klinikdirektion : Sie unterstützen die Leitungsebene bei organisatorischen und strategischen Aufgaben und Fragestellungen;
Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Präsentationen : Sie bereiten komplexe Daten verständlich auf und liefern Entscheidungsgrundlagen für die Klinikleitung;
Key-User-Tätigkeit : Sie betreuen unseren Dr. Becker Mein Bereich und sind in diesem Tätigkeitsfeld für den administrativen bzw. organisatorischen Prozess ein ständiger Ansprechpartner.
Sie recherchieren eigenständig fehlende Informationen und integrieren diese in bestehende Prozesse;
Sie entwickeln und optimieren Abläufe im Sinne eines qualitätsorientierten Managements;
Sie arbeiten in einem spannenden medizinischen Umfeld ;
Sie sind Teil eines interdisziplinären Teams , das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam wächst.
Sie arbeiten mit modernen Datenverarbeitungs- und Betriebssystemen sowie vernetzten IT-Strukturen;Qualifikationen:Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Studium in Gesundheitsmanagement und bringen idealerweise erste Erfahrungen im Projektmanagement mit.
11.07.2026INTILIONPaderbornAssistenz der Geschäftsführung (m|w|d)Aufgaben:In dieser Position hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft. Du koordinierst Termine, Meetings und Ablä ufe mit Überblick und Organisationstalent und stellst sicher, dass Zeitpläne effizient und reibungslos funktionieren. Dabei bereitest du Besprechungen professionell vor und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
Du erstellst aussagekräftige Präsentationen , bereitest wichtige Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen auf und übernimmst die professionelle Kommunikation - sowohl intern als auch mit externen Partnern und Kunden, auf Deutsch und bei Bedarf auch
Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Ansprechpartnern sorgst du für einen schnellen Informationsfluss und eine moderne, serviceorientierte Zusammenarbeit. Zusätzlich organisierst du Geschäftsreisen von A bis Z inklusive Reiseplanung und Abrechnung.
Abgerundet wird dein vielseitiges Aufgabenfeld durch die Pflege von Dokumenten und die Erstellung von Protokollen.Qualifikationen:Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich mit, vorzugsweise auf Geschäftsführungsebene.
Du beherrschst die deutsche und englische Sprache sicher in Wort und Schrift und gehst routiniert mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoi nt) um.
Deine Arbeitsweise ist geprägt von einem hohen Maß an Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion.
Du arbeitest selbstständig, strukturiert und vorausschauend und überzeugst durch ein freundliches sowie professionelles Auftreten.
10.07.2026HensoldtTaufkirchenExecutive Assistant / CIO Office Manager (w/m/d)Aufgaben:HENSOLDT IM (Information Management) bildet die globale IT der HENSOLDT Gruppe. Durch skalierbare und flexible Architekturen sowie mit geschäftsorientierten IT-Lösungen ermöglichen wir die Wachstumsziele der HENSOLDT Gruppe. Wir stellen innovative digitale Lösungen für das Produktportfolio und für die Prozesse von HENSOLDT bereit. Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs sowie der digitalen Transformation unseres Unternehmens.
Als Executive Assistant / CIO Office Manager unterstützen Sie den CIO in einem dynamischen, internationalen und sicherheitskritischen Unternehmensumfeld. Die Rolle ist weit mehr als klassische Assistenz: Sie fungieren als organisatorischer Ankerpunkt, Vertrauensperson, Prioritätenfilter und operative Schaltstelle im CIO Office.
Sie sorgen dafür, dass der CIO handlungsfähig bleibt - auch bei hoher Taktung, komplexen Themen, sensiblen Informationen und vielen parallelen Prioritäten. Dabei arbeiten Sie eng mit dem IM Leadership Team, dem Vorstandsumfeld, internen Fachbereichen sowie externen Partnern zusammen.
Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Steuerung des Kalenders des CIO (Chief Information Officer)
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Management-Meetings, Gremiensitzungen sowie Entscheidungsrunden einschließlich Nachverfolgung von Maßnahmen
Fachliche Betreuung des Assistentinnen-Teams
Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Agenden, Protokollen sowie Briefing-Unterlagen
Koordination und Abstimmung mit internen sowie externen Stakeholdern auf Management- und Executive-Ebene
Organisation von Dienstreisen, Workshops, Management-Veranstaltungen sowie vertraulichen Besprechungen
Überwachung von Prioritäten, Terminen, Eskalationen sowie offenen Maßnahmen zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
Vertrauliche Bearbeitung sensibler Informationen sowie Unterstützung des CIO bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
Unterstützung bereichsübergreifender Projekte, Transformationsinitiativen sowie Sonderthemen innerhalb des Bereichs Information ManagementQualifikationen:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Position im Managementumfeld
Sehr gute Kenntnisse im Office Management sowie in der Organisation und Koordination von Management-Prozessen
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams sowie PowerPoint
Hohes Maß an Diskretion, Loyalität sowie Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie souveränes und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
Fähigkeit zur Priorisierung komplexer Aufgaben sowie lösungsorientierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
10.07.2026htp GmbHHannoverAssistenz (m/w/d) der GeschäftsführungAufgaben:Als rechte Hand unserer Geschäftsführer erledigen Sie abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören:
Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in allen Bereichen
Erstellung und Beratung bei der internen Unternehmenskommunikation der Geschäftsführung
Compliance-Organisation für Themen der Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Recht
Proaktive Unterstützung der Datenschutzbeauftragten
Steuerung und Mitwirkung im Bereich Nachhaltigkeitsreporting
Protokollführung im Krisennotfallmanagement
Stellvertretung als Sabotageschutzbeauftragte/r
Selbstständige Projekttätigkeiten
Erstellung und Pflege von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Protokollen und Reports
Selbstständige Terminorganisation der Geschäftsführung / Terminmanagement von Veranstaltungen
Verantwortliche und selbstständige Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz
Erste Kontaktperson für Führungskräfte, Mitarbeiter und Geschäftspartner, persönlich wie telefonischQualifikationen:Berufserfahrung
Berufserfahrung (Senior Level)
Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder aus vergleichbaren Tätigkeitsbereichen.
Erfahrung in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld wünschenswert
Sehr sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Outlook, Word, Excel, Power Point, OneNote)
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, grundlegende Englischkenntnisse sind wünschenswert.
Sie überzeugen mit Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Planungsstärke ebenso wie mit einer selbstständigen und strukturierten Arbeitsweise und mit Verantwortungsbewusstsein. Serviceorientierung ist kein Fremdwort, sondern Ihre Einstellung.
Sie verbinden absolute Diskretion und Kommunikationsstärke mit diplomatischem Geschick und souveränem Auftreten.
Sie bringen Spaß an der Aufgabe ebenso mit, wie eine Eigenmotivation, ein hohes Engagement, Sie sind flexibel und belastbar und leben den Team-Sprit genauso wie wir.
10.07.2026UnternehmerTUM GmbHGarchingAssistant to the executive Board (m/w/d)Aufgaben:Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board
E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon - du bist die erste Instanz. Du
priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut
fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf.
Das Board gibt nur noch frei.
Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis
Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst
Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten
Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge
tatsächlich passieren.
Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen
Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du
pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest
Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den
richtigen Ton trifft - Datenpflege in Salesforce inklusive.
Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau
Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen - du
organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz
alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und
Action-Tracking sind für dich selbstverständlich.
Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind
Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung - du optimierst den
Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs
kommunikationsfähig bleibt.
Du bringst Keynotes auf die Bühne
Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN),
Technik-Koordination - du begleitest den gesamten Prozess vom ersten
Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende
Präsentationsbibliothek auf.
Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media
Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion
auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur
Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne
dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird.
Du machst KI zum Hebel des Boards
Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe,
Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller
und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue
Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das
Beste davon im Team nutzbar.Qualifikationen:* Abgeschlossenes Hochschulstudium
* 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder
Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level oder einem schnell
wachsenden Unternehmen
* Exzellentes Deutsch (mind. C1) und sehr gutes Englisch - du wechselst
mühelos, auch wenn es mal schnell gehen muss
* Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes
Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise
* Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace;
Salesforce-Kenntnisse und Circular sind ein Plus
* Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit
Entscheidungsträger:innen kommuniziert
* Du antizipierst, bevor jemand fragt und löst, bevor es ein Problem
wird
* Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI-Tools souverän, hast Freude
daran, dich fortlaufend in neue Anwendungen einzuarbeiten, und setzt
sie gezielt ein, um Qualität und Tempo zu steigern"