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Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
Stuttgart
Aktualität: 28.11.2024
Anzeigeninhalt:
28.11.2024, Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
Aufgaben:
- Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
- Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
- Sie vertreten die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Außerdem gehört zu Ihren Aufgaben die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
- Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene anerkannte Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, z. B. Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- / Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Bereich ist von Vorteil
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Anwendungen
- Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
- Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen (gutes Zeitmanagement) und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft
Wir bieten:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- Die Arbeit in einem kleinen kollegialen Team an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in der Stuttgarter Innenstadt mit Gleitzeit
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
- Attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
- Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD mit Gewährung einer Zulage.
Unser Kontakt:
Noch Fragen?
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Markus Rehm unter 0711 216-60634 oder markus.rehm@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anja Fischer unter 0711 216-81742 oder
A nja.fischer@stuttgart.de
. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .
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Weitere Informationen:
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
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