Wissenschaftsstadt Darmstadt

Assistenz der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb
Erledigung aller allgemeinen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
Sichtung und Verteilung des Abteilungsposteingangs (auch elektronisch), Erledigung des Postausgangs
Führung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, Überwachung der rechtzeitigen Vorlagen von relevanten Unterlagen sowie der Zusammenstellung in Mappen oder digital
Koordination von Terminen für die gesamte Abteilung sowie zentrale Annahme von Telefongesprächen, Vermittlung, Klärung von Sachverhalten
Organisation, Protokollierung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstbesprechungen
Erstellen von Gremienvorlagen im System, Pressemitteilungen und Anliegerinformationen
Erledigung von Schriftverkehr
Führen des Gewährleistungsbuchs und Überwachen der Wiedervorlage
Fertigen von Haftpflichtschadensanzeigen
Koordination von Anfragen und Anträgen, Überwachung von Wiedervorlage
Aufstellen/Bearbeiten von visuellen Folien / Präsentationen
Aufstellen/Bearbeiten von Tabellenkalkulationen

Qualifikationen:

Eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation
Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
Gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift (mind. auf dem Sprachniveau C2)
Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
Persönliches und fachliches Engagement, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit
Freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Bürgerinnen/Bürgern und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern
Bildschirmtauglichkeit

Wir bieten:

Flexible Arbeitszeiten
Kooperativer Führungsstil
Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
Gemischte Altersstruktur
Die Möglichkeit, neue Strukturen und Prozesse aufzubauen und zu etablieren
Kostenloses Jobticket Premium
> Standort des Arbeitsplatzes: Stadthaus West, Mina-Rees-Straße 10, 64295 Darmstadt

Berufsfeld

Bundesland

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